Instalación
-- PDF
-- Resguardar (Backup) de la Base de Datos
Actualización
Preparar Simple Invoices para su uso
Usando Simple Invoices
-- Logos de Facturadores
-- Plantillas de Facturas
-- Parámetros por Defecto del Sistema
-- Exportar a Excel/Word
Preguntas Frecuentes (FAQ's)
-- ¿Qué es Simple Invoices?
-- ¿Qué necesito para empezar a facturar?
-- ¿Cómo creo facturas?
-- ¿Cuáles son los diferentes tipos de facturas?
Instalación

- Requerimientos:
  - Apache
  - MySQL
  - PHP
    - Para exportar a PDF se necesita tener configurado PHP con:
      - Soporte para GD2
      - El archivo php.ini tiene que ser editado para permitir un uso máximo de memoria de 24M
    - Para que los reportes funcionen se necesita configurar PHP con:
      - Soporte XSL (en PHP5)
      - Soporte XSLT (en PHP4)
  - El directorio "cache/" dentro del directorio principal de Simple Invoices debe tener permisos de escritura para todos los usuarios (Ej. chmod -Rv 777 cache)

- Recomendado:
  - phpMyAdmin http://phpmyadmin.sf.net

- ¿No tienes instalado algunos de los requerimientos?
  - Windows: La manera más fácil de instalar todo el software requerido en Windows es descargar e instalar "WAMP5" desde http://www.wampserver.com/en .WAMP es Apache, MySQL, PHP para Windows en un solo paquete simple de instalar.
  - Mac: La manera más fácil de instalar todo el software requerido en Mac es descargar e instalar "MAMP5" desde http://www.mamp.info/ .MAMP es Apache, MySQL, PHP para MacOs en un solo paquete simple de instalar.
  - Linux: simplemente haz lo que siempre haces con tu distribución para instalar software (Ej. rpm, apt-get, etc).

- Instalación de Simple Invoices
  - Una vez que se ha instalado todo el software requerido y que el mismo funciona correctamente, descarga la última versión de Simple Invoices desde http://simpleinvoices.sf.net
  - Extrae el contenido de simple_invoices_yyyymmdd.zip al directorio simpleinvoices en la raíz del servidor web (Ej. /var/www en Debian)
  - Cree la base de datos simple_invoices en tu servidor de bases de datos. Recomendamos usar phpMyAdmin para gestionar y crear las nuevas bases de datos.
  - Una vez que la base ha sido creada, ejecutar el archivo SimpleInvoicesDatabase.sql para crear las tablas de la base y rellenarlas con los datos de ejemplo.
    - En phpMyAdmin abre la base simple_invoices recién creada y ve a la pestaña SQL
    - Sube el archivo SimpleInvoicesDatabase.sql haciendo clic en "Localización del archivo de texto"
    - Nota: los usuarios de MySQL 4.0, deben usar el archivo SimpleInvoicesDatabase-MySQL4_0.sql en lugar del mencionado SimpleInvoicesDatabase.sql
    - Nota: SimpleInvoicesDatabase.sql funciona correctamente a partir de la versión MySQL 4.1.
  - Ahora que la base de datos ha sido creada y los archivos "instalados" en la raíz del servidor web, necesita configurar el archivo de configuración de SimpleInvoice para poder usarlo.
    - Abra el archivo de configuración de Simple Invoices, el cual es config.php (y se encuentra en el directorio /config) con su editor favorito.
    - Realice las siguientes modificaciones:
      - $db_host corresponde al nombre del servidor de base de datos (normalmente "localhost"),
      - $db_name corresponde al nombre de la base de datos (normalmente "simple_invoices"),
      - $db_user corresponde al nombre de usuario para la base de datos especificada en $db_name,
      - $db_password corresponde a la contraseña del usuario especificado en $db_user.
  - Una vez realizadas estas modificaciones, la parte básica del sistema Simple Invoices ha sido configurada. Sin embargo, todavía hay que relaizar un par de modificaciones al sistema para permitir la exportación a PDF y la creación de backups de las bases de datos.
    - Exportación a PDF
      - Para que funcione la 'Exportación a PDF' hay 2 modificaciones que deben realizarse en el sistema:
      - El primer paso es dar permisos de escritura a los directorios usados por el sistema para exportar los archivos pdf
        - Para hacer esto el directorio cache dentro del directorio de Simple Invoices debe tener permisos de escritura. En sistemas *inx, se debe hacer cd al directorio de Simple Invoices (cd /var/www/html/simpleinvoices) y chmodear el directorio cache tipo 777 (chmod -Rv 777 cache). En Windows ir con el explorador hasta la carpeta cache y otorgarle permisos de escritura para todos los usuarios.
        - También se debe dar permisos de escritura al directorio que tiene las fuentes pdf. Para realizar esto en *nix chmodear el directorio pdf/fpdf tipo 777 (chmod -Rv 777 pdf/fpdf/*). En Windows ir con el explorador a la carpeta fdpf/folder(dentro de la carpeta pdf) y otorgarle permisos de escritura para todos los usuarios.
      - GD2: una vez que se otorgaron los permisos de escritura a las carpetas antes mencionadas, se debe verificar si PHP está configurado para soportar GD2.
        - GD2 es una extensión de PHP que le permite crear y manipular archivos tipo imagen de una variedad diversa de formatos.
        - Para verificar si tu versión de PHP soporta GD2, abre tu navegador de internet y buscar el archivo phpinfo.php dentro del directorio de Simple Invoices (Ej. http://localhost/simpleinvoices/phpinfo.php)
        - Una vez que el archivo phpinfo.php se abre, busque la sección 'gd' y verifique los valores indicados para 'GD Support' y 'GD Version'. Si PHP está configurado para soportar GD2, estos valores deberían ser similares a:

              	gd
              GD Support 	enabled
              GD Version 	2.0 or higher

        - Si tu PHP no soporta GD2, debes buscar en la guía de tu sistema operativo para saber cómo habilitar esta opción. En Debian/Ubuntu simplemente instala el paquete php-gd con apt-get o tu herramienta de instalación favorita.
      - Una vez confirmado que tu PHP soporta GD2 debes verificar que tu php.ini permite la creación de pdf.
        - Para verificar esto abre el navegador de internet y ve al directorio pdf/ (http://localhost/simpleinvoices/pdf)
        - La página 'html2ps/pdf demo' se usa para verificar si tu sistema es capaz de generar archivos pdf.
        - En el área 'Source', el campo 'Single URL' esta puesto por defecto a www.google.com. Si estas conectado a Internet simplemente deja este campo como está, pero si no estás conectado cambia el link a una pagina web válida dentro de tu sistema y haz clic en el botón 'Convert File'.
        - Si todo va bien, un archivo pdf de la pagina de inicio de Google tiene que haber sido creada y mostrada en el visualizador pdf.
        - Si no se creó ningún pdf y ocurrió el error detallado a continuación, esto significa que debes modificar tu php.ini de la siguiente manera:

              Fatal error: Allowed memory size of 8388608 bytes exhausted (tried to allocate 4864 bytes)
              in /var/www/simpleinvoices/pdf/filter.data.html2xhtml.class.php on line 8

          php.ini
        - Para encontrar donde está almacenado tu php.ini debes fijarte nuevamente en el archivo phpinfo.php (http://localhost/simpleinvoices/phpinfo.php) y buscar en la sección 'Configuration File (php.ini) Path' cuál es la ruta (path) indicada.
        - Abre el archivo php.ini con tu editor preferido y modifica la variable 'memory_limit':
          - Busca la línea 'memory_limit =' (ver a continuación) y modifica este valor de 8M (por defecto) a 24M (un valor más grande no es recomendado)

                ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
                ; Resource Limits ;
                ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

                max_execution_time = 90     ; Maximum execution time of each script, in seconds
                max_input_time = 60 ; Maximum amount of time each script may spend parsing request data
                memory_limit = 8M      ; Maximum amount of memory a script may consume (8MB)

          - El php.ini modificado debe quedar de la siguiente manera:

                ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
                ; Resource Limits ;
                ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

                max_execution_time = 90     ; Maximum execution time of each script, in seconds
                max_input_time = 60 ; Maximum amount of time each script may spend parsing request data
                memory_limit = 24M      ; Maximum amount of memory a script may consume (8MB)

          - Para que este cambio surta efecto debes reiniciar el servidor apache. En RedHat sudo /etc/init.d/httpd reload o en Ubuntu/Debian sudo /etc/init.d/apache2 reload. Si no estás seguro de como reiniciar correctamente el servidor apache o te encuentras en Windows, simplemente reinicia el sistema.
    - Resguardo de la Base de Datos de Simple
      - Para que funcione el 'Resguardo de la Base de Datos de Simple Invoices' el primer paso es otorgar permisos de escritura al directorio database_backups (el cual se encuentra dentro del directorio de Simple Invoices, que tiene permisos de escritura para el servidor web).
      - Para hacer esto en un sistema *nix debes hacer 'cd' al directorio de Simple Invoices (ej. cd /var/www/simpleinvoices) y chmodear el directorio database_backups a tipo 777 (ej. chmod -Rv 777 database_backups). En Windows simplemente navega hasta la carpeta database_backups y asegurarte que tiene permisos de escritura para todos los usuarios.
  - Finalizado esto, todo se encuentra configurado. Simple Invoice está listo para ser usado.
  - Abre tu navegador de Internet, ve a http://localhost/simpleinvoices (puedes reemplazar localhost por el nombre de dominio o la ip del servidor) y empieza a usar Simple Invoices
  - La instalación ha finalizado!

Actualizar Simple Invoices de una versión anterior

- para actualizar Simple Invoices de una versión anterior, el primer paso es descargar la versión actualizada de Simple Invoices de nuestro website
- El próximo paso es hacer un resguardo (backup o copia) del archivo config.php el cual está ubicado en el directorio config.
- Una vez que este archivo ha sido resguardado, extrae el contenido del archivo Simple Invoices descargado al directorio raíz del servidor web.
- Copia los detalles del archivo config.php resguardado al nuevo archivo config.php (db_host, $db_name, $db_user and $db_password)
- Ya casi está terminada la actualización. Como último paso debes abrir Simple Invoices en tu navegador e ir al menú Opciones y a la opción de Gestor de Actualizaciones de Base de Datos.
  - La primera vez que el Gestor de Actualizaciones de Base de Datos se ejecuta
    - Se mostrará una pantalla preguntado si se quiere Inicializar la actualización de Base de Datos.
    - Hacer clic en Inicializar Actualización de base de Datos (INITIALISE DATABASE UPGRADE) para comenzar el proceso de actualización.
    - Una vez completada esta tarea, el sistema preguntará si desea volver a la página inicial del Gestor de Actualizaciones desde donde puedes ejecutar los restantes parches.
    - Ve al Gestor de Actualizaciones de Base de Datos haciendo clic en el botón Aquí.
    - Una vez que te encuentras en la pantalla inicial Gestor de Actualizaciones de Base de Datos, este mostrará un listado de todos los parches que han sido ejecutados y todos los pendientes de ejecución. Si todos los parches han sido ejecutados, entonces el proceso de actualización esta completo y puedes usar Simple Invoices normalmente. Si existen parches pendientes de aplicar, haz clic en el botón Actualizar (UPDATE) para ejecutarlos.
    - Una vez ejecutados los parches pendientes, ve nuevamente a la página inicial del Gestor de Actualizaciones para asegurarte que todos los parches han sido aplicados.
  - Si el Gestor de Actualizaciones de Base de Datos ha sido ejecutado anteriormente:
    - El Gestor mostrará la lista de los parches que han sido aplicado y los que están pendientes. Si todos los parches han sido aplicados puedes usar Simple Invoices normalmente. Si tienes parches pendientes, haz clic en el botón Actualizar (UPDATE) para aplicarlos.
    - Una vez que todos los parches han sido aplicados verifica en la pantalla inicial del Gestor que todos los parches estén aplicados.

Preparar Simple Invoices para su uso

- El primer paso para empezar a usar Simple Invoices es configurar la información base, esto es: el facturador, clientes, productos, impuestos y preferencias y tipos de facturas.

- Añadir un facturador
  - El facturador es la persona responsable de crear las facturas (Ej. tu compañía)
  - Abre Simple Invoices en tu navegador (usualmente http://localhost/simpleinvoice)
  - En la página principal haz clic en Añadir Facturador.
  - En la pantalla de Creación de Facturador, completa los campos requeridos y haz clic en Agregar.
  - Ahora, cuando crees una factura podrás elegir al Facturador recien creado.

- Añadir Cliente
  - En la página principal haz clic en Añadir Cliente.
  - En la pantalla de Creación de Cliente, completa los campos requeridos y haz clic en Agregar.
  - Ahora, cuando crees una factura podrás elegir el cliente recien creado.

- Añadir Producto
  - Un producto puede ser cualquier ítem que quieras que aparezca en como detalle en una factura del tipo detallado. Puede ser cualquier cosa que quieras vender y facturar. Por ejemplo productos como bombillas de luz; o servicios como servicios de contabilidad o cargos por hora.
  - Los productos estan disponibles únicamente cuando utilizas la factura de tipo detallado.
  - En la página principal haz clic en Añadir Producto.
  - En la pantalla de Creación de Producto, completa los campos requeridos y haz clic en Agregar.
  - Ahora, cuando crees una factura detallada podrás elegir el producto recien creado.

- Revisa y ajusta los impuestos:
  - Algunos países como Australia o los países de la UE existen los impuestos sobre las ventas (GST: goods or services tax; IVA: impuesto al valor agregado) . Simple Invoices permite configurar al usuario las tasas de impuestos aplicadas en cada caso.
  - Para visualizar los Impuestos configurados, ve a Gestionar Impuestos del menú de Opciones.
  - Se mostrarán los tipos de impuestos configurados y disponibles.
  - Para editar un impuesto existente haz clic sobre el botón Editar y modifica la información en la pantalla de edición. Una vez realizados los cambios haz clic en Guardar Impuesto.
  - Para agregar un nuevo impuesto ve a la opción Añadir nuevo Impuesto del menú de Opciones.
  - Completa los campos requeridos y haz clic en Agregar.
  - El nuevo impuesto estará disponible para la creación de tus nuevas facturas.

- Revisa y ajusta las preferencias de facturas:
  - Desde esta opción puedes modificar los siguientes parámetros:
    - Descripción:
      - Este es el nombre del conjunto de preferencias.
    - Símbolo de Moneda:
      - Es el símbolo de moneda a ser usado.
    - Cabecera de Factura:
      - Es la cabecera de la factura.
    - Texto de la factura :
      - Este es todo el texto que debe incuir la factura. Datos como Comentarios, Notas, etc.
    - Detalle de Cabecera de factura:
      - Esto es lo que aparecerá como cabecera de la sección de pie/detalles de la factura.
    - Detalle de línea de factura:
      - Esto es lo siguiente que aparece en la sección de detalles/pie debajo de la cabecera. Normalmente se usa para definir teminos de pago, etc.
    - Metodos de pago
      - Aquí es donde se especifica los metodos de pago que podrá tener el cliente. Cheque, Efectivo, Transferencias, etc.
    - Nombre de Forma de Pago de Factura - línea 1:
      - Aquí es donde especificas el nombre de Forma de Pago de Factura - línea 1 Ej. Nombre de Cuenta.
    - Valor de Forma de Pago de Factura - línea 1:
      - Aquí es donde especificas el valor de Forma de Pago de Factura - línea 1 Ej. Cuenta Bancaria.
    - Nombre de Forma de Pago de Factura - línea 2:
      - Aquí es donde especificas el nombre de Forma de Pago de Factura - línea 2 Ej. Nombre de Cuenta.
    - Valor de Forma de Pago de Factura - línea 2:
      - Aquí es donde especificas el valor de Forma de Pago de Factura - línea 1 Ej. Cuenta Bancaria.

Usando Simple Invoices

- Lo básico
  - Ahora que Simple Invoices ha sido instalado y configurada la información necesaria, puedes empezar a facturar! :)
  - Abre Simple Invoices en tu navegador (http://localhost/simpleinvoices)
  - Para crear una factura, en la página principal haz clic en el tipo de factura que desees crear: Totalizada, Analítica o Detallada:
    - Una factura totalizada es una factura que permite agregar todo el detalle que quieras y un solo valor y un impuesto asociado.
    - Una factura detallada es una factura en que debes usar los productos y/o servicios cargados en el área de Productos.
    - Una factura analítica es un punto intermedio entre las dos anteriores. Te permite cargar una línea y valor por cada producto o servicio, pero te permite cargarlo a mano sin tener que depender de los productos cargados en el sistema.
  - Una vez en la pantalla de creación de factura, debes seleccionar un facturador y un cliente.
  - Si se crea una factura totalizada, se debe ingresar la descripción, el total y el impuesto. Luego hacer clic en Agregar.
  - Si se crea una factura detallada, se debe seleccionar los productos y cantidades a facturar y el impuesto. Luego hacer clic en Agregar.
  - Una vez agregada la factura esta se mostrará en la vista rápida de facturas.
  - La vista rápida te permite visualizar las facturas y realizar tareas como impresión, exportación, etc.
  - Ahora que tu factura ha sido creada puede elegir que es lo que desea hacer con la misma.
  - Se eliges imprimir, el sistema mostrará una factura con fondo blanco, apta para impresión.
  - Una vez que haz creado e impresola factura puedes retornar a Gestionar facturas para crear nuevas.
  - Disfruta :)
- Logos de Facturador
  - Simple Invoices permite tener un logo para cada facturador el cual sera usado en la opción de Impresión del Facturas.
  - Para agregar un logo debes copiar la imagen al directorio logo dentro del directorio de Simple Invoices.
  - Una vez que el logo ha sido copiado, debes seleccionar el nombre del logo en el campo Logo Facturador dentro de la pantalla de edición de Facturador.
  - Ahora, cuando imprimas una factura y hagas una vista preliminar se mostrará el logo.
- Plantillas de Facturas
  - Una plantilla de factura es una plantilla que Simple Invoices usará para realizar la previsualización de impresión de la factura.
  - Para seleccionar cuál plantilla quieres que se use, ve a Opciones, y a Valores por Defecto del Sistema.
  - En esta página puedes ver qué plantilla está usando tu sistema en el campo Plantilla De Factura Por Defecto.
  - Si deseas modificar la plantilla haz clic en editar y selecciona la plantilla que quieras del combo de selección. Luego haz clic en grabar.
  - Ahora la Impresión y Vista preliminar se mostrarán con la nueva plantilla.
- Valores por Defecto del Sistema
  - En Simple Invoices es posible modificar los valores que el sistema usará por defecto, estos valores pueden ser definidos desde Valores por Defecto del Sistema disponible en el menú de Opciones.
  - En esta opción se mostrarán los siguientes valores:
    - Facturador por Defecto: define quién es el facurador que se mostrará por defecto cada vez que se cree una factura.
    - Cliente por Defecto: define quién es el cliente que se mostrará por defecto cada vez que se cree una factura.
    - Impuesto por Defecto: define cuál es el impuesto que se mostrará por defecto cada vez que se cree una factura.
    - Preferencias de Factura por Defecto: define las preferencias de facturación que se mostrarán por defecto cada vez que se cree una factura.
    - Número de líneas por defecto: número de líneas por defecto que tendrá una factura detallada.
    - Plantilla de Factura por Defecto: define la plantilla para impresión y vista previa de facturas.
- Exportación a Excel/Word/OpenDocument
  - Simple Invoices permite exportar las facturas desde la vista rápida de facturación a los formatos Excel, Word y Open Document.
  - Los valores por defecto son .xls (Excel)para hojas de cálculo y.doc (Word) para documento de texto.
  - Estos valores pueden ser modificados desde el archivo config/config.php para usar por ejemplo .ods (hojas de cálculo Open Document) y .odt (documentos de texto Open Document).
  - Nota: en el archivo config/config.php cualquier archivo puede ser usado siempre y cuando exista una asociación con su programa de visualización y este pueda leer documentos html.

Preguntas Frecuentes (FAQ's)

- ¿Qué es Simple Invoices?
  Simple Invoices es un sistema básico de facturación diseñado con el objetivo de ser simple y funcional. Concebido para las necesidades de las pequeñas organizaciones y los usuarios hogareños. Para más información por favor referirse a http://www.simpleinvoices.org
- ¿Qué necesito para empezar a facturar?
  Una vez que Simple Invoices ha sido instalado en tu sistema (ver Documentación de Instalación para más información) todo lo que necesitas es crear un facturador (normalmente tú o tu organización) y los clientes a los que deseas facturar.
  Una vez que estas dos piezas de información han sido ingresadas puedes empezar a crear facturas.
  Nota: Si estas creando facturas basadas en productos necesitarás ingresarlos en el área de Productos del sistema.
- ¿Cómo puedo crear facturas?
  Crear facturas es fácil. Una vez creados el facturador y los clientes, simplemente selecciona Crear Factura del menú de Facturas, completa los datos y haz clic en Grabar Factura.
- ¿Qué significan los diferentes tipos de facturas?
  En Simple Invoices hay tres tipos de facturas disponibles:
  - Una factura totalizada es una factura que permite agregar todo el detalle que quieras y un solo valor y un impuesto asociado.
  - Una factura detallada es una factura en que debes usar los productos y/o servicios cargados en el área de Productos para confeccionar la factura.
  - Una factura analítica es un punto intermedio entre las dos anteriores. Te permite cargar una línea y valor por cada producto o servicio, pero te permite cargarlo a mano sin tener que depender de los productos cargados en el sistema.